Απογραφή

Η απογραφή είναι μία διαδικασία η οποία γίνεται ως επί το πλείστον στην αρχή του έτους αλλά και κατά τη διάρκεια αυτού.

Παρακάτω παρουσιάζονται οι διαφορετικές επιλογές απογραφής που μπορεί ο υπεύθυνος της αποθήκης να πραγματοποιήσει εντός του λογισμικού Medicalinfo. 

Ετήσια Απογραφή

Η απογραφή είναι η κίνηση που πραγματοποιείται κατά την ενάρξη λειτουργίας της κλινικής και στο τέλος κάθε έτους.

Για τη δημιουργία μιας κίνησης απογραφής ακολουθούμε τα ίδια βήματα όπως και στις κινήσεις φαρμακείου. Στα στοιχεία της κίνησης, στο πεδίο «Σειρά» επιλέγουμε την «Απογραφή». Η κίνηση απογραφής ουσιαστικά δημιουργεί μία κίνηση εισαγωγής στην αποθήκη.

Σημαντικό! Η ημερομηνία της κίνησης θα πρέπει να είναι η αρχή του έτους. Για παράδειγμα, αν η καταγραφή της αποθήκης γίνει στις 31/12/2018 η ετήσια απογραφή θα πρέπει να περαστεί με ημερομηνία 1/1/2019 όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Τυπική Απογραφή

Η τυπική απογραφή είναι μία κίνηση απογραφής που πραγματοποιείται μέσα στο έτος για να επιτευχθεί ο ισοσκελισμός της αποθήκης. Χρησιμοποιείται δηλαδή στις περιπτώσεις κατά τις οποίες το πραγματικό απόθεμα δε συμφωνεί με αυτό που εμφανίζει η εφαρμογή (π.χ. λόγω λανθασμένου χειρισμού ή λόγω ελλιπούς καταχώρησης των κινήσεων φαρμακείου).

Για τη δημιουργία μιας τυπικής απογραφής ακολουθούμε τα βήματα που αναφέραμε προηγουμένως για τη δημιουργία μιας κίνησης φαρμακείου. Στα στοιχεία της κίνησης, στο πεδίο Σειρά επιλέγουμε την Τυπική Απογραφή.

Ενημέρωση Η κίνηση τυπικής απογραφής από μόνη της δεν έχει αντίκτυπο στην αποθήκη γι αυτό και το επόμενο βήμα μετά την καταχώρηση της είναι να εκτελέσουμε τη λειτουργία του ισοσκελισμού της αποθήκης.

Ισοσκελισμός Αποθέματος

Για τον ισοσκελισμό αποθέματος ακολουθούμε τη παρακάτω διαδικασία:

Από το μενού Φαρμακείο –> Κινήσεις Αποθέματος επιλέγουμε Ισοσκελισμός Αποθέματος.

Στη φόρμα που ανοίγει, πρώτα επιλέγουμε από το αντίστοιχο κουμπί την κίνηση τυπικής απογραφής που έχουμε καταχωρήσει, στη συνέχεια δηλώνουμε τη σειρά που θα χρησιμοποιηθεί για τις εισαγωγές καθώς και τη σειρά για τις εξαγωγές και τέλος κάνουμε κλικ στο κουμπί «Δεδομένα».

Στη λίστα που εμφανίζεται με τα σκευάσματα, η στήλη «Τυπική» εμφανίζει τις ποσότητες που έχουν δηλωθεί στην κίνηση τυπικής απογραφής, η στήλη «Τρέχων» αντιστοιχεί στο τρέχων υπόλοιπο της εφαρμογής ενώ η στήλη «Μεταβολή» δηλώνει τη μεταβολή(εισαγωγή ή εξαγωγή) που θα πραγματοποιηθεί κατά την εκτέλεση της διαδικασίας.

Όταν η μεταβολή είναι θετική θα πραγματοποιηθεί εισαγωγή της αντίστοιχης ποσότητας στην αποθήκη ενώ όταν είναι αρνητική, εξαγωγή από την αποθήκη. Η διαδικασία ολοκληρώνεται πατώντας το κουμπί Εκτέλεση.